Мероприятие в отеле: полная готовность

Кира Иванькович, директор направления «Автоматизация гостиниц» ГК «ККС»

Тот, кто не смотрит вперед, оказывается позади. Д. Герберт

В этом непростом деле им призвана помочь система автоматизации, и примером такой Property Management System (PMS) является корпоративная информационная система Intellect Style, разработанная Группой компаний «Компьютерно-кассовые с истемы».

Прежде всего, в системе заранее бронируется номерной фонд под грядущее событие. Бронирование может происходить как с сайта самого отеля, так и через системы бронирования Tourlink или Travelline, при этом вся информация автоматически попадает в систему Intellect Style. Оплата может быть произведена любым удобным для клиента способом: безналичный расчет через банк, оплата через платежные системы Internet, наличный расчет непосредственно в отеле, оплата по международным кредитным картам, оплата через любые платежные терминалы по всей стране.

Кроме номерного фонда происходит бронирование необходимых под данное мероприятие ресурсов: конференц-залов, банкетных залов, кафе и т. д. Автоматизация банкетов и фуршетов полностью реализована в системе Intellect Style и позволяет заключать договоры, вносить предоплату и учитывать ее при окончательном расчете, вести различные типы меню, статистику по стоимости на одного человека, ввести к меню список дополнительных услуг — рассадка в зале, иметь возможность создавать план-меню, меню-раскладку, печатать список продукции под данное меню, распределять залы в виде «шахматки» для более быстрого поиска свободных помещений, формировать полную отчетность по проведенным мероприятиям, а также отчет план-факт, представлять отчет по плану мероприятий, вести склад и документооборот.

Кроме того, система позволяет учесть дополнительные услуги, заказанные под конкретное мероприятие, такие как: дополнительное оборудование для залов (мультимедийный проектор, экраны, микрофоны, ТВ, музыкальный центр и видеомагнитофон, доска, лекционный блок и флипчарт, Wi-Fi- Интернет), работа привлеченного персонала и другое.

Необходимо отметить, что в рамках любого проводимого мероприятия гость или группа гостей могут заранее запланировать дату и конкретное время предоставления им той или иной дополнительной услуги, которую предлагает отель, например: сауна, спа-комплекс, массаж, бассейн и многие другие. Быстрое оформление и бронирование услуг на все время пребывания гостя в отеле, а также предоставление гостю расписания/графика забронированных услуг делает его пребывание в отеле максимально комфортным и удобным. Любые предоставляемые гостям услуги, требующие расходных материалов, калькулируются и списываются со склада в соответствии с калькуляционной картой, а управляющий персонал гостиницы получает всю необходимую информацию для контроля над правильностью и своевременностью предоставления услуг гостю. При предоставлении гостям дополнительных услуг используется дисконтно-бонусная система, а также система безналичных расчетов на территории отеля, построенная на основе замковых карт либо любых других магнитных и/или бесконтактных карт.

При работе с корпоративными клиентами в системе предусмотрены специальные ценовые условия и скидки, которые могут предоставляться в зависимости от количества человек, участвующих в данном событии, либо от объема/стоимости предполагаемых предоставляемых услуг.