База профайлов делает удобнее работу с гостем

Рассмотрим более подробно возможности по работе с профайлом гостя в «АСУ Эдельвейс» (автоматизированной системе управления гостиницей). В зависимости от настроек, система позволяет автоматически пополнять базу профайлов («Архив гостей») данными каждого гостя, посетившего гостиницу, или в «Архив» заносятся только информация о постоянных клиентах по решению сотрудника отеля.

Как показывает практика, автоматический режим более популярен, поскольку позволяет максимально упростить обслуживание гостя при его повторном визите. Однако в крупной гостинице туристического класса надо быть готовым к накоплению архива «постоянных» посетителей, многие из которых часто никогда не приезжают в этот же отель во второй раз.

В АСУ «Эдельвейс» нет ограничений на число создаваемых профайлов гостей и фирм. Таким образом, мы имеем достаточно примеров баз, содержащих десятки тысяч записей в архиве профайлов, накопленных за годы работы. С одной стороны, есть возможность при поселении быстро найти и занести в карточку данные человека из достаточно обширной базы. С другой стороны, поиск нужного гостя начинает осложняться: могут появляться десятки записей о разных людях, имеющих не только одинаковые фамилии, но и одинаковые комбинации имени, фамилии, и отчества.

Для облегчения работы с такими большими базами постоянных гостей в АСУ «Эдельвейс» были разработаны возможности быстрого отображения при поиске гостя не только фамилии имени, но и отчества, города проживания и номера паспорта. При ошибочном внесении в архив дубликатов записей об одном и том же госте, в системе имеется функция объединения нескольких профайлов.

Все перечисленные особенности относятся к базовым функциям системы для работы с профайлами гостей и фирм. Какие дополнительные возможности может предложить система более требовательным пользователям?

К таким возможностям относится использование архива постоянных гостей АСУ «Эдельвейс» для запуска в отеле программ поощрения лояльности: выпуск дисконтной карты, накопление и использование гостем бонусных баллов. Профайл гостя ведет учет и отображает «в одной карточке»:

* информацию и краткую статистику по всем предыдущим заездам гостя в отель,
* данные о выданной гостю дисконтной карте,
* накопленные и использованные бонусные баллы,
* маркетинговый сегмент, к которому относится гость
* примечания и заметки о предпочтениях посетителя.

Профайлы компаний, кроме ведения информации о контактных лицах, адресах и реквизитах, позволяют получить статистику о гостях, заезжавших в отель от данного контрагента. С профайлом компании также связаны договоры, определяющие тарифы и порядок предоставления услуг для гостей компании.

Если отель входит в цепочку, использование АСУ «Эдельвейс» позволяет задействовать систему «Центральный архив гостей» (Global Profile). Данные профайлов хранятся в единой консолидированной базе, которая накапливает и оперативно обменивается данными с отелями цепочки. В этом случае информация о появлении нового постоянного гостя, т.е. выдачи ему дисконтной карты, или о накоплении гостем новой порции бонусов, становится доступной всем отелям цепочки в течение считанных минут. Удобный веб-интерфейс «Центрального архива гостей» позволяет уполномоченным сотрудникам просматривать данные и получать статистические отчеты в рамках всей цепочки отелей.