Материал партнёра

Системы ведения складского учета и калькуляции: как спасти бизнес от убытков

Системы ведения складского учета и калькуляции являются важной частью в структуре программного обеспечения, которая отвечает за так называемый back office. Сюда поступает информация о выручке и сопоставляется с себестоимостью, а значит, эти показатели можно сравнить и четко определить наценку и рентабельность вашего бизнеса.
Системы ведения складского учета и калькуляции: как спасти бизнес от убытков

Сергей Степанов,

Руководитель отдела разработки HRS Back Office

Для бизнеса любых масштабов

Системы ведения складского учета и калькуляции актуальны для бизнеса любого размера. Когда мы говорим о крупных масштабах, у владельцев не возникает сомнений насчет необходимости внедрения таких систем – большие объемы данных подразумевают минимизацию ручных расчетов.

Однако такие системы нужны и для маленького бизнеса. Отмечу, что для более маленьких заведений правильный расчет себестоимости и рентабельности иногда даже более важен.

Крупное заведение, например, может легче регулировать доходы. Зачастую оно имеет возможность скорректировать шаги при неблагоприятном сценарии. Хотя и здесь ошибка в расчетах может стать серьезной преградой для дальнейшего развития.

В небольшом бизнесе – иная система: здесь закупается небольшой набор продуктов на меньшее количество гостей, и во время начала работы велик соблазн следить исключительно за выручкой, игнорируя себестоимость. При этом кажется, что легко все контролировать вручную. В результате в конце первого отчетного периода можно обнаружить, что стоимость продуктов превысила выручку и вся работа шла в минус.

Поскольку владельцы небольших заведений не берут огромные кредиты, у них нет большого запаса времени, чтобы перетерпеть сложный период. Соответственно, с первого дня открытия бизнеса важно следить за тем, чтобы объемы трат позволяли в итоге оставаться в плюсе и развиваться.

Значимость систем во время пандемии

Во время карантина каждый бизнес столкнулся со значительным снижением прибыли. По этой причине управление себестоимостью стало играть еще более значимую роль для владельцев ресторанов и отелей. Если в более успешные годы можно было не так пристально следить за этими аспектами, то сейчас они стали предельно важны для успешного сохранения любого бизнеса.

Отелям и ресторанам, которые полностью зависят от притока гостей, пришлось искать новые выходы из сложившейся ситуации. Например, привлекать людей новым меню и дополнительными услугами, работать на доставку. Проработка новых блюд, расчет их себестоимости, а также анализ рентабельности осуществлялись с помощью систем складского учета и калькуляции, которые очень помогли нашим клиентам во время пандемии.

Как выбрать систему

В первую очередь нужно обращать внимание на полноту функционала. Система должна решать основные функциональные задачи: работать с технологическими картами (рецептами блюд), осуществлять все необходимые складские операции, формировать отчетность, взаимодействовать с другими программными продуктами ресторанного или гостиничного объекта (кассовыми, бухгалтерскими системами).

Помимо этого требуется работа со сканерами штрихкодов, электронными весами, терминалами сбора данных. Также в каждом государстве есть определенные законодательные требования. В России, например, сейчас все большие обороты набирают всевозможные электронные системы, с которыми нужно обмениваться информацией.

Объемная задача в этом направлении – взаимодействие с системой ЕГАИС для учета алкогольной продукции. Это отдельный самостоятельный модуль, который появляется внутри программного обеспечения рядом с классическим складским решением.

Следующий аспект для правильного выбора системы – гибкость настройки и возможность оперативной доработки программного обеспечения. Так как законодательство постоянно меняется, нужно уметь быстро реагировать даже в случае, когда изменения происходят молниеносно. Бывает так, что о финальных заменах форматов участники рынка узнают за несколько недель до обязательного перехода. Нужно успеть отреагировать со стороны программного продукта, чтобы владельцам бизнеса не пришлось платить штрафы.

Так, наш продукт HRS Back Office ориентирован на то, чтобы легко подстраиваться под быстро изменяющееся законодательство. При этом нам важно, чтобы изменения происходили незаметно для клиента, а обновления не требовали длительного времени.

HRS Back Office легко подстраивается под изменения законодательства

Другой важный аспект, на котором стоит концентрировать внимание при выборе системы, – это доступность интерфейса и легкость в работе для пользователей программы. Мы понимаем, что даже если программное обеспечение соответствует требованиям по быстрому изменению и полноте функционала, оно также должно быть простым в использовании.

Вообще, постоянное развитие программного продукта – залог успеха. Если говорить про нас, то сейчас в HRS Back Office мы активно расширяем функции модуля закупок. Этот процесс включает в себя гибкое формирование заявок на закупку, обработку и создание заказов поставщикам. При этом программа сама анализирует цены и выбирает оптимальных поставщиков, все это пользователь может сделать в три клика. Помимо экономии времени и сил наши клиенты могут повысить прибыль, потому что покупают дешевле, качественнее и контролируют процесс закупок от начала до конца.

Конечно, мы постоянно развиваем этот модуль, ведь у каждого клиента есть свое видение, как лучше работать с закупками. Кому-то хочется иметь дело только с предпочтительными поставщиками определенных товаров, а кому-то важно ориентироваться на колебание цен. То же касается и анализа закупочных цен. Поэтому очень важно, чтобы система ведения складского учета и калькуляции умела подстраиваться под ваши нужды, тогда она непременно станет одной из слагающих вашего успеха.

Похожие статьи

Гости при деньгах: как рестораторы стали собирать средства на расширение краудфандингом

Гости при деньгах: как рестораторы стали собирать средства на расширение краудфандингом

Весной 2021 года как минимум три команды из сферы общепита в Москве — основатели бара «Сюр», бара «Винил и вино» и кофейни «Кооператив Черный» — запустили кампании по сбору средств на расширение заведений среди своих гостей. При каких условиях краудфандинг может принести ресторатору выгоду и почему в ближайшем будущем таких кампаний станет больше?

Эксперты ответили на вопросы работодателей о вакцинации 60% персонала

Эксперты ответили на вопросы работодателей о вакцинации 60% персонала

Вопросов по поводу обязательной вакцинации 60% работников учреждений, определенной постановлением Главного государственного санитарного врача Москвы, возникает в организациях и на предприятиях много. Представители Оперштаба Москвы и руководитель Управления Роспотребнадзора по региону Елена Андреева ответили на самые часто встречающиеся.