Материал партнёра

Как pre-check-in будет развиваться в 2021 году

Процесс самостоятельного занесения необходимой информации до фактического заселения в отель уже давно пользуется спросом у гостей. Во многих отелях вопрос обсуждался и до 2020 года, но большинству из них для внедрения этой функции был необходим толчок, который и дала пандемия.
Как pre-check-in будет развиваться в 2021 году

Текст: Антон Калабин, региональный технический менеджер HRS

Отельеры начали задумываться о том, как можно ограничить общение гостя с персоналом, сократить время его нахождения возле стойки, передачу из рук в руки необходимых документов. Дополнительным стимулом послужили рекомендации Правительства РФ для гостиниц по снижению рисков заражения коронавирусом гостей и сотрудников отелей, включающие пункт об удаленной регистрации гостей.

С элементами человеческого контакта

Электронное заполнение данных гостя до заселения используется многими отельными операторами. Обычно pre-check-in позволяет ввести необходимые персональные данные, а иногда и выбрать номер комнаты. Прослеживается прямая аналогия с предварительной регистрацией на авиарейс. Хотя такая процедура в отеле и сокращает очереди, однако полностью не освобождает от регистрации на стойке, поскольку гость должен получить физический ключ или ключ-карту. Сегодня этот вопрос решается в пользу мобильных ключей, но далеко не все замки позволяют воспользоваться этой технологией. В будущем, несомненно, такой формат будет распространен более широко.

Скан паспорта – другое обязательное условие, которое должен выполнять каждый отель для отчетов в УФМС. Это же является и требованием безопасности: важно, чтобы в отель заехал именно тот человек, на документы которого оформлено проживание. И это настоящий вызов, о котором сейчас все начали думать, поскольку при решении задачи невозможно полностью исключить человеческий контакт.

Pre-check-in на выбор

В одном из отелей мы сейчас делаем пилотный проект совместно с системой интерактивного гостиничного телевидения. При этом планируется несколько возможностей интерфейса. Все уже готово и реализовано для решения OPERA PMS.

В этом проекте функция pre-check-in позволяет гостю пройти всю процедуру регистрации до своего физического заселения в отель, сфотографировав все необходимые документы и отправив их в личный кабинет на сайте отеля. Ссылка на совершение всех этих действий отправляется гостю в момент бронирования и только при условии наличия его электронной почты в системе PMS. Все загруженные фото документов автоматически отправляются в паспорт-менеджер системы OPERA, и отель проверяет получение данных. Если качество фото устраивает сотрудников гостиницы, то система с помощью специальной опции отправляет обратную связь: «Спасибо, ваши фото приняты, ждем вас».

При желании после такого сообщения гостю можно отправить платежную ссылку (paylink), с помощью которой он сможет оплатить свое проживание в отеле. Такой pre-check-in позволяет гостю избежать процедуры внесения данных в систему и оплаты на стойке регистрации в самом отеле. Ему даже не нужно будет отдавать паспорт на скан, так как все данные уже находятся в системе: сотрудник службы приема и размещения просто нажимает кнопку, и информация располагается в соответствующие поля. Такое ускорение процесса безопаснее как для отеля, так и для самого гостя – при поселении ему необходимо только подтвердить личность и расписаться.

Отдельно скажу, что pre-check-in очень удобен для иностранных гостей: сделать фото документа значительно проще и быстрее, чем на латинице заполнять все необходимые поля, а в нашем случае это сделает за гостя система. При этом ссылка на регистрацию и оплату приходит на желаемом для гостя языке, который может настроить сам отель.

Соблюдение требований безопасности

Сейчас, когда в силу внешних обстоятельств наше внимание все чаще сосредоточено на здоровье и личной безопасности, мы немного забываем о других видах безопасности, но только не здесь. Защита данных в отеле крайне важна, поэтому все полученные данные передаются в систему в зашифрованном виде, каналы передачи защищены. Это в первую очередь касается текстовой информации. Во время pre-check-in осуществляется только передача изображений – гость фотографирует необходимые данные и загружает в определенные поля личного кабинета – это блочная передача, основанная на иных принципах безопасности, нежели передача текстовых данных.

Не менее важно обеспечить безопасность платежей, поэтому функционал pre-check-in предполагает, что ссылка отправляется не системой управления отелем, а банком. Благодаря специальной интеграции между отелем и банком гости осуществляют оплату именно на сайте банка, с полным соблюдением всех протоколов безопасности. При таком формате оплаты вопрос чарджбэков снимается: банк сам запрашивает всю дополнительную информацию у гостя, включая запрос на подтверждение операции.

Другой важный аспект безопасности – это достоверность подтверждения личности. Здесь стоит оговорить, что пока у человечества нет более надежного способа, чем непосредственная идентификация при личном контакте. Поэтому предъявления паспорта на стойке ресепшен не избежать: гость обязан показать свой паспорт для подтверждения личности.

Этот нюанс не должен стать критичным, особенно для пятизвездочных отелей, где сервис направлен на персонификацию, живое общение с гостем и индивидуальное обращение к нему даже по такому поводу, как подпись или выдача ключей от номера.

Функционал pre-check-in – это уже не будущее, это настоящее гостиничной отрасли. Его правильное использование поможет отелю решить проблемы с высокой загруженностью сотрудников службы размещения, обеспечить необходимый уровень безопасности с учетом текущей ситуации и, что самое главное, позволит повысить качество предоставляемого гостям сервиса. Именно лояльный гость является элементом финансовой стабильности отеля.

Похожие статьи

XR и туризм. Как технологии позволяют путешествовать без билетов?

XR и туризм. Как технологии позволяют путешествовать без билетов?

Большинство людей часто посещает мысль о том, чтобы съездить куда-либо отдохнуть, вырваться из привычной рутины или впервые посетить известные города. Но пандемия оказала серьезное влияние на развитие и доступность сферы туризма, а наложенные ограничения стали для многих непреодолимыми. В этой статье мы хотели бы подробнее остановиться на том, как XR-технологии помогают решить эти и многие другие боли туристического бизнеса и конечных пользователей его сервиса - нас всех.

МИД объяснил повышенные требования к выдаче электронных виз

МИД объяснил повышенные требования к выдаче электронных виз

МИД РФ не считает избыточной анкету для получения электронной визы иностранцами. «В свете нынешней международной обстановки сведения, которые иностранный гражданин должен указать для получения электронной визы, являются весьма актуальными. Исходим из того, что в вопросах выдачи виз иностранным гражданам следует учитывать интересы не только турбизнеса, но и национальной безопасности РФ», сообщили «РГ» в департаменте информации и печати МИД РФ.