Гостиничная аналитика — путь к успеху

Кира Иванькович, директор направления «Автоматизация гостиниц» ГК «Компьютерно-кассовые Cистемы»

«Все просто, если смотреть в правильном направлении».
Уинстон Черчилль

Хотелось бы отметить, что автоматизация в отеле — это не только и не столько оптимизация работ линейного персонала в отеле, сколько предоставление топ-менеджерам эффективного инструмента, что позволяет проанализировать состояние и движение денежных средств, загрузку отеля и оценить рентабельность как отеля в целом, так и любого из его направлений деятельности: ресепшен, службы питания, услуг и т. д. На сегодняшний день такой аналитический учет полностью предоставляет Корпоративная информационная система Intellect Style, разработчик — группа компаний «Компьютерно-кассовые Системы».

Основное преимущество PMS Intellect Style в том, что система является комплексной, от одного производителя. Все задачи отеля, связанные с коммерческой деятельностью, ресепшен, работой горничных, ресторанами, барами, производствами, складами, бухгалтерией и управлением, реализованы в одной базе данных и управляются SQL-сервером. Результаты деятельности гостиницы в режиме онлайн предоставляются управляющему персоналу в форме аналитических отчетов. В системе Intellect Style аналитические отчеты могут создаваться самими пользователями при помощи конструктора отчетов без привлечения специалистов-разработчиков. Это, прежде всего, отчеты по доходам, по использованию номерного фонда и по загрузке отеля в различных разрезах и за различные периоды: по сегментам рынка, по контрагентам, по тарифам, по типам тура и т. д. с нарастающим итогом, за месяц, квартал, год. Данные могут быть представлены по двум системам учета: по факту предоставления услуг и по факту поступления наличных или безналичных денежных средств.

Таким образом можно оценить, насколько хорошо отработал персонал гостиницы, и выявить должников как среди партнеров, так и среди частных лиц. На сегодняшний день в библиотеке отчетов содержится около тысячи аналитических форм, которые позволяют анализировать информацию:
• по гостям: проживающие, выезжающие, выселенные, должники за проживание и допуслуги на определенную дату, по депозитам гостей, по кредиторской задолженности и др.;
• по номерному фонду: свободные, занятые, листы и графики заезда, бронь, текущая сводка загрузки, состояние номерного фонда на дату, ремонтные
номера и др.;
• по заявкам: отчет по фирмам, график планируемой загрузки и др.;
• по квотам и аренде: отчеты по договорам, по комиссионным, по агентским вознаграждениям и т. д.;
• по статистической отчетности, по паспортному столу: более 20 отчетов в соответствии с законодательством.

Одним из компонентов Intellect Style является система управленческого учета, построенная по стандартам USALI и предназначенная для автоматизации процесса подготовки отчетов о деятельности предприятия с учетом требований, предъявляемых стандартом. Большим преимуществом этой системы является то, что можно получить отчетные формы в едином формате, что позволяет легко сравнивать результаты финансовой деятельности отдельных подразделений предприятия. Если мы работаем с сетью предприятий, то можно проанализировать работу отдельных предприятий в этой сети и сравнивать их результаты. Система позволяет анализировать информацию текущего периода с аналогичной информацией предыдущего периода и сравнить ее с данными бюджета. Процесс формирования информационной базы может быть оптимизирован, если использовать возможность импорта данных из существующей на предприятии подсистемы «Бухгалтерский учет».

Полный комплект финансовых отчетов включает балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о собственном капитале компании, отчет о движении денежных средств и примечания к финансовым отчетам. При этом имеется возможность формировать как стандартные отчеты, так и уникальные, по требованиям конкретной гостиницы и/или сети отелей. Специфика предоставляемых аналитических отчетов, прежде всего, позволяет значительно упростить процесс принятия решений.