Быстрая регистрация - это реально

Есть несколько основополагающих аспектов, которые должна обеспечить автоматизация гостиниц с точки зрения удобства гостей. Первое и основное — время гостя при оформлении проживания, заказе услуг и т.д. везде и всегда должно минимизироваться. Нельзя допускать создание очередей, где бы то ни было, и если даже в отель одновременно заезжает группа в несколько сот гостей, время пребывания их в холле, где производится поселение, должно быть ограничено минутами. Характерным примером могут служить такие московские гостиницы, как «Альфа» и «Бета» или питерская гостиница «Москва», вмещающие и обслуживающие до 2000 гостей единовременно. Во всех этих гостиницах установлена Корпоративная Информационная Система «Intellect Style», которая прекрасно справляется с потоком гостей.

Регистрация гостя является неотъемлемой частью технологического процесса поселения в гостинице. Как правило, она делится на два этапа. Первый этап — быстрая регистрация, когда вводится фамилия, имя, отчество гостя, его пол. Как правило, этого бывает достаточно, чтобы поселить гостя. При регистрации система управления «Русский Отель» из КИС «Intellect Style» обращается в архив гостей, если гость проживал ранее в этой гостинице. Все остальные реквизиты, такие как номер паспорта, дата рождения, страна, место проживания, приписываются гостю автоматически из архива. Администратору при этом необходимо проверить, не изменились ли у гостя какие-либо реквизиты. Если гость проживает в гостинице впервые, все перечисленные специфические данные, как правило, вводятся уже после того, как гость пошел селиться. Для этого предварительно сканируются все необходимые документы гостя.

При регистрации российских и иностранных граждан есть свои особенности. В частности, при регистрации иностранных граждан вводятся дополнительные данные, такие как номер визы, место пересечения границы и другие.

Система «Intellect Style» позволяет осуществлять автоматическую выгрузку данных об иностранных гостях в ОВИР, что существенно облегчает работу служб гостиницы, то есть у них отпадает необходимость ежедневно относить в ОВИР документы с реквизитами поселенных гостей-иностранцев.

При регистрации клиента формируется карточка гостя. Как ранее говорилось, она размещается в архиве и становится доступной для администрации гостиницы в последующем. Помимо необходимых реквизитов, в карточку гостя можно помещать и дополнительную информацию, в частности, какие-то предпочтения того или иного гостя или сведения о количестве посещений гостиницы и другие данные. Это позволяет наилучшим образом обслуживать гостей и предоставлять им скидки на услуги как постоянным клиентам.

Кроме перечисленного современные системы управления отелями обеспечивают гостю массу дополнительных сервисов, например, персонал предупреждается о днях рождениях того или иного клиента, что позволяет его своевременно поздравить. Система позволяет обеспечить дисконт для постоянных клиентов, скидка гостю может рассчитываться в зависимости от потраченных ранее в этом отеле денег или от количества посещений отеля, либо по каким-нибудь другим правилам.

В тоже время, гости, проявившие себя не с лучшей стороны, могут попадать в так называемый «черный список» и, увидев гостя в этом списке, администратор может предпринимать какие-либо действия, предусмотренные правилами той или иной гостиницы.

В заключение хочется подчеркнуть, что, внедряя систему автоматизации в отеле, необходимо, прежде всего, понять, что она дает именно для повышения качества обслуживания гостя.