Автоматизация санатория: простое решение сложной задачи

Наталья Сёмкина, менеджер по продуктам и контролю качества компании Hoist Technology:

- Особенность работы санатория (пансионата) заключается в том, что клиенты совмещают проживание с лечебными и оздоровительными процедурами, чаще всего приобретая услуги одним пакетом. Как правило, путевки оплачиваются в турагентстве, а в самом пансионате уже приобретается дополнительный набор медицинских услуг.

Все подразделения санатория должны иметь возможность работать в едином информационном пространстве, чтобы четко контролировать оказываемые клиенту услуги. Гость, в свою очередь, должен быть уверен, что по окончанию своего курса он получит единый счет по всему спектру использованных услуг.

Среди целей автоматизации санатория можно выделить следующие:

- совершенствование управления санатория
- повышение эффективности лечения
- повышение профессионального уровня работы персонала
- обеспечение оперативного доступа к информации
- освобождение персонала от бумажной рутины
- сбор статистических данных для анализа.

В перечень полезных для пансионата программ следует включить:

- систему управления отелем с модулем групповых бронирований
- систему управления рестораном (кафе)
- связку с 1С
- связку с фискальным регистратором
- систему контроля рабочего времени персонала
- систему продаж и контроля медицинских услуг пансионата.

При идеальном раскладе вышеперечисленные системы должны быть либо взаимосвязаны друг с другом посредством интерфейсов, либо представлять собой модули одной системы.

Для функционирования санатория необходимо комплексное решение по автоматизации.

К его модулям относятся:

- модуль бронирования
- модуль ведения счетов гостей
- модуль работы с безналичными расчетами (контрагентами)
- модуль отчетности
- модуль точки продаж
- модуль «База данных клиентов»
- модуль контроля номерного фонда
- модуль контроля работы сотрудников.

В перечисленных модулях должны выполняться следующие функции:

- ведение учетных карточек клиентов и контрагентов, оформление заявок
- работа с группами гостей
- регистрация и выписка клиентов
- ведение оперативной работы с гостем: переселение, сокращение и продление сроков проживания и т.п.
- гибкая работа с тарифами, пакетами и ценообразованием
- расчеты с гостями за проживание и весь спектр предоставленных услуг, на основе единого счета
- осуществление работы по технологии "безналичной оплаты"
- осуществление паспортного контроля
- быстрая работа с номерным фондом (контроль текущей и перспективной загрузки предприятия в любой момент времени)
- получение информации о наличии комнат, времени и количестве ожидаемых приездов и выездов
- контроль и распределение номерного фонда
- управление работой горничных и медперсонала
- бронирование и отслеживание услуг медицинского центра
- контроль использования пакетов питания (пакеты с завтраком, полупансион, пансион и т.д.)
- получение отчетности по всем показателям деятельности.

Компания Hoist Technology предлагает систему управления отелем HotSoft с модулем «СПА и отдых». Главный модуль «Служба приема и размещения» служит для бронирования, контроля номерного фонда, ведения гостевых счетов и получения отчетности. Дополнительный модуль «СПА и отдых» поможет эффективно контролировать продажу медицинских услуг предприятия.

Гибкая система тарифов и формирование пакетов (проживание + различные виды питания) существенно упростят ежедневную работу персонала санатория. Возможность ведения расписания работы сотрудников, осуществляющих процедуры для гостей, позволит эффективно распределять между ними гостей (пациентов). А удобная «шахматка», сформированная по медицинским кабинетам, поможет наглядно отражать текущие, запланированные и завершенные процедуры.

Гости санатория (пансионата) получают возможность внести депозит при заезде и пользоваться услугами пансионата в период проживания. При выписке они получают комплексный счет за использованные услуги.

По опыту продвижения продукта на рынке, модуль «СПА и отдых» вызывает интерес у руководства санаториев и пансионатов. Однако процесс автоматизации объектов, построенных в советские времена, - очень медленный. Владельцам и топ-менеджерам требуется время, чтобы понять актуальность автоматизации. Что касается новых предприятий, они чаще строятся в формате гостиниц и СПА-центров.

Светлана Черняковская, специалист компании «ИСТ Консепт»:

- Несомненно, современная технология обслуживания гостей в санаториях, пансионатах и домах отдыха тесно связана с вопросом автоматизации, управления и внедрением IT-технологий в курортный бизнес.

При использовании устаревших технологий, когда работа санатория не автоматизирована вовсе или используется система, не соответствующая современному уровню, гость тратит весь свой первый день, а иногда и второй, на оформление всевозможных услуг. Предлагаемые нами современные технологии позволяют сократить это время до минимума. В частности, КИС «Intellect Style» при начальном обслуживании гостя решает вопросы не только его размещения, но питания, назначения процедур и других услуг.

Система «Intellect Style» охватывает все сферы деятельности санатория. Это и Интернет-бронирование номеров (путевок), возможность работы, как с путевками, так и с курсовками, поселение в номер или на место, организация планового питания и работа с разными его схемами: накрытие, шведский стол, диетическое питание с расчетом калорийности блюд и изделий, возможность предварительной рассадки гостей, автоматизация торговых точек, складской учет.

Кроме того, имеется возможность работы с конференц-залами, боулингами и прочими ресурсами санатория. Комплекс программ включает в себя бухгалтерский и управленческий учет.

В системе “Intellect Style” для работы с дополнительными услугами, предоставляемыми курортными отелями, пансионатами, санаториями, разработан специальный комплекс задач – “Система учета и распределения ресурсов”. Он ориентирован на автоматизацию работы по предоставлению (продаже) всевозможных услуг, составлению графиков работы и загрузки медицинских кабинетов, саун, бассейнов, фитнес-клубов, печати направлений. Причем медицинские услуги могут реализовываться как на гостей, проживающих в санатории, так и на внешних клиентов.

Каждый ресурс в системе имеет свои характеристики: период работы, продолжительность, время начала предлагаемых к реализации сеансов, вместимость данного ресурса и другие. На основе этих характеристик, внесенных в соответствующие справочники, у людей, занимающихся распределением и продажей услуг санатория, появляется возможность в любой момент времени видеть загрузку имеющихся ресурсов и заполнять их новыми заявками, строить графики перспективной загрузки каждого ресурса и получать необходимые отчеты по их использованию. Отдельные услуги, как, например, утренняя сауна, могут входить в стоимость проживания гостя. Если услуга не входит в план обслуживания гостя, она может быть приобретена им за наличный расчет. Для этого комплекс задач работы с ресурсами сопряжен с кассовым модулем. Оплата может быть внесена как наличными, так и по кредитной карте, а также записана в баланс гостя для последующих расчетов. Этот комплекс задач весьма востребован в санаториях, пансионатах и SPA-отелях.