Автоматизация продаж и маркетинга в отеле

Анализ позволяет определять наиболее выгодные условия продажи номеров

Юлия Иванова — ведущий специалист отдела внедрения и сопровождения Группы компаний ККС.

— Независимо от номерного фонда, будь это 10 номеров, или 1000, все предприятия гостиничного типа решают одни и те же задачи по работе с клиентами. Задача любой гостиницы, отеля, пансионата или санатория — обеспечить максимальную загрузку и высокий уровень обслуживания своих гостей. Для эффективного планирования занятости номерного фонда система автоматизации должна охватывать деятельность всех гостиничных служб: отдела маркетинга и отдела продаж, службы размещения, ремонтной и диспетчерской и службы горничных.

Объединение работы всех служб отеля в Корпоративной информационной системе Intellect Style, позволяет наиболее эффективно использовать номерной фонд и дополнительные ресурсы отеля, что значительно повышает уровень обслуживания клиентов.

Информационная система Intellect Style позволяет проанализировать количество доступных для продажи номеров на любой будущий период времени. Информация предоставляется с учетом данных о забронированных номерах, включая заявки на размещение, приходящие через систему интернет-бронирования Tourlink или получаемые с сайта отеля, данные о размещении гостей, и номерах, находящихся на ремонте. В результате работа с клиентом занимает минимум времени при планировании размещения и обслуживания.
Отель работает как с частными лицами, так и с организациями, поэтому важно учитывать различные условия по расчету стоимости с учетом договорных цен, а также по предоставлению номеров. Комплекс Intellect Style предлагает широкие возможности по настройке и работе с различными условиями по расчету стоимости за услуги проживания, питание и дополнительные услуги. В системе предусмотрено назначение различных скидок для индивидуальных туристов и в составе групп по договорам с организациями с учетом заданных условий. Возможно использование разделения номерного фонда по квотам для организаций.

В момент оформления заказа возможно формирование загрузки не только номерного фонда, но также планирование проведения различных мероприятий с использованием помещений, например, таких как конференц- и банкетные залы. Предусмотрен учет проката инвентаря, а для объектов санаторного типа — проведение процедур для отдыхающих и загрузка медицинских кабинетов. В данном случае особым преимуществом использования комплексной системы автоматизации является возможность не только ввода заказа на размещение в отеле, но и, используя задачи других подсистем, например «Ресторан» и «Ресурсы», планирования различных мероприятий, предлагаемых отелем. При этом формируется единая стоимость обслуживания с возможностью предоставления организации или гостю единого счета за все предоставляемые услуги.

При введенной заранее информации о будущем размещении групп туристов и частных лиц по приезду гостей система позволяет в считанные секунды выполнить размещение и расчет гостей.

На основании введенных данных формируются сводки на будущие периоды, а при анализе статистических данных за прошлый период времени система автоматизации позволяет определять наиболее выгодные условия продажи номеров по договорам на будущие периоды.

Кроме перечисленного, современная система управления отелями Intellect Style обеспечивает массу дополнительных сервисов. Например, персонал при регистрации гостя формирует карточку гостя и в дальнейшем может получать информацию о днях рождения клиентов, что позволяет своевременно их поздравлять. В системе хранятся данные о предпочтениях клиента, что также учитывается персоналом при его дальнейшем обслуживании. Для постоянных клиентов возможно использование системы дисконта: скидка гостю может быть предложена в зависимости от суммы, на которую ранее были оказаны услуги в данном отеле, от количества посещений отеля или по внутренним правилам гостиницы.

Модуль продаж упрощает бронирование номерного фонда

Андрей Кудюмов, руководитель направления HoReCa Департамента торговых систем ГК «СофтБаланс»

Модуль автоматизации продаж и маркетинга в отеле позволяет сводить и систематизировать самую разную информацию. Так, это базовые простейшие данные о наличии свободных номеров, количестве гостей, бронировании номеров в целом и по категориям, количестве заездов и выездов на текущие и последующие дни, состоянии номеров, состоянии счета гостя и дополнительных услугах, полученных им во время пребывания в отеле. Также модуль позволяет работать с более сложной информацией: безналичными взаиморасчетами с контрагентами, первичной бухгалтерской документацией, путевками, данными по планированию и проведению крупных мероприятий на территории отеля, взаимодействию с точками общепита внутри отеля. Кроме того, можно получать и обрабатывать информацию о пользовании гостем услугами телефонной связи, платным телевидением, доступе в Интернет. Плюс к этому осуществляется получение и управление информацией от систем электронных ключей и контроля доступа.

Какие возможности дает отделу продаж и маркетинга этот модуль. Прежде всего, это отображение текущей ситуации в отеле для оперативной работы отдела продаж, максимальное ускорение и упрощение процедур бронирования номерного фонда, продажи гостиничных услуг и заезда гостя. Используя инструменты анализа деятельности отеля, менеджеры могут выявлять наименее и наиболее загруженные периоды в его работе для планирования маркетинговых акций и формирования тарифов на это время. Упрощается работа с подтвержденной и неподтвержденной бронью, контроль и управление ситуацией с превышением бронирования номерного фонда. Плюс к этому, возможно использование схем on-line-бронирования, автоматизированное общение с общемировыми системами бронирования.