Автоматизация на всех фронтах

К модулям front-office относятся системы автоматизации точек продаж, торговых залов (баров, ресторанов и т. п.), система учета посетителей и другие.

– На мой взгляд, все зависит от того, какая задача стоит перед отелем, – говорит Алексей Бобко, руководитель направления автоматизации гостинично-ресторанной группы ВЦ «1С-Рарус». – Прежде всего владельцу бизнеса необходимо учитывать, что автоматизация back-office – это более дорогой и длительный процесс. Кроме того, необходимо помнить, что в этом случае крайне важна квалификация сотрудников. Очень часто отель просто не нуждается в back-office (если, например, он располагает всего несколькими номерами).

Что это такое?

– Работа с гостями отеля (поселение, бронирование, начисление дополнительных услуг, отмена брони, выписка гостевых счетов, окончательная оплата и т. д.), подключение специального оборудования (фискальные регистраторы), анализ продаж, загруженность отеля в режиме on-line – все эти функции присущи подразделениям front-office, – объясняет Алексей Бобко. – Учет товародвижения, взаиморасчеты с поставщиками, расчет себестоимости, анализ данных для принятия управленческих решений, ведение бухгалтерского и налогового учета, построение специализированных отчетов и прочее – этим занимаются подразделения back-office. Если же описать эти определения проще, то в front-office вводятся данные в АСУ сотрудниками на своих автоматизированных рабочих местах, а в back-office эти данные выгружаются и анализируются.

Петербургский отель «Аннушка» работает более 10 лет, в нем 94 номера – от эконом-класса до люкс. В гостинице есть конференц-зал, ресторан, имеется даже свой причал, гостям предлагается полный спектр услуг. Автоматизировался отель недавно, только в прошлом году, системой «Русский отель».

– У нас предварительная работа проводится в back-office: отдел бронирования получает заявки, оформляет бронь и распределяет номера, – рассказывает Ольга Шкатова, заместитель генерального директора. – При этом фиксируется максимально полная информация: категория номера, форма оплаты, предпочтения гостя (особенно это касается постоянных гостей). Эта информация поступает на стойку размещения (front-office) и помогает разместить гостя с максимальным комфортом (быстро и точно). Определенная информация поступает и на house-keeping: формируются отчеты на предстоящие заезд и выезд, старшая горничная оперативно получает информацию для эффективного распределения работы службы горничных.

– Таким образом, деление это может быть достаточно условным, и некоторые задачи, входящие в АСУ отеля, являются пограничным между front-office и back-office, – подчеркивает Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист-Консепт». – Как правило, front-office охватывает вопросы, связанные с непосредственным общением с клиентами или партнерами гостиницы: работа коммерческого отдела, стойки портье, кассовых систем в ресторанах и точках продаж. К классическим задачам back-office относятся бухгалтерский и управленческий учеты.

К модулям front-office относятся системы автоматизации точек продаж, торговых залов (баров, ресторанов и т. п.), система учета посетителей и другие, – уточняет Дмитрий Соловьев, директор по продажам компании «Вест Концепт». – Например, сотрудник службы приема и размещения на своем рабочем месте может посмотреть загрузку номеров, получить информацию о проживающих: даты заселения, начисления, пожелания.

Администратор ресторана может отследить, какой столик сделал заказ, какой официант его обслуживает, есть ли незакрытые счета или скидки. Официант видит, какие столики заняты или зарезервированы, какие свободны, и может оптимально разместить посетителей.

Системы back-office отражают всю финансово-хозяйственную деятельность предприятий. В единую базу данных записываются все финансовые транзакции, отмеченные необходимыми аналитическими признаками. На основании этих данных строится вся необходимая для руководства отчетность – как бухгалтерская, предназначенная для формирования правильного налогообложения, так и управленческая, предназначенная для анализа расходов и доходов в разрезе подразделений, сравнения фактических и плановых показателей.

Отличия в автоматизации

– Задачи front-office, как правило, требуют оперативности, высокой производительности, дружественности интерфейса, – рассказывает Владимир Двухименный. – Здесь все ориентировано на то, чтобы создать оптимальные условия для клиента, быстро и качественно провести его обслуживание. Задачи back-office в основном ориентированы на получение и анализ итоговой информации, возникающей в результате хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, на возможность получения разнообразной отчетности, а также простоту получения нестандартных аналитических отчетов. К тому же эти задачи более подвержены влиянию быстроизменяющегося законодательства.

– Кроме того, различается оборудование, которое необходимо для работы, – добавляет Алексей Бобко. – Если мы автоматизируем front-office отеля, используется, как правило, следующее: АРМ (автоматизированное рабочее место) для сотрудника – компьютер повышенной надежности с сенсорным монитором (touch screen) и клавиатурой для ввода данных; фискальные регистраторы; считыватели штрих-кодовых и магнитных карт (для реализации системы скидок); авторизаторы платежных карт. Если автоматизируется back-office, то, как правило, рассматривается только оборудование, которое необходимо для автоматизации рабочего места менеджера. Для этого необходим современный персональный компьютер.

Типы решений

– На сегодняшнем рынке существуют два основных типа решений для АСУ отеля, – объясняет Владимир Двухименный. – Первый вариант: модули front-office и back-office поставляются интегратором от разных производителей и интегрируются в некую единую систему. Другое решение, когда они поставляются от одного производителя, и эта поставка является единой системой по определению. В качестве примера можно привести КИС «Intellect Style»-«Русский отель».

– Функции front-office реализованы, к примеру, в АСУ для отеля «Синимекс: Гостиница Ред.5» на платформе «1С: Предприятие 7.7» и новом решении «1-я Линия: Гостиница 8» на платформе «1С: Предприятие 8», – дополняет Алексей Бобко. – В том, что касается back-office, для отелей актуальны решения «1С-Рарус: Общепит 8», «1С-Рарус: Управление рестораном», «1С: Бухгалтерия 8» и другие. Впрочем, здесь более важна универсальность решений, предлагаемых компанией-автоматизатором. Мы предоставляем отелю возможность автоматизировать все бизнес-процессы на единой платформе 1С. И если для отеля приобретаются front-office решения, а back-office сразу не автоматизируется, то благодаря единой платформе «1С: Предприятие» это можно сделать достаточно быстро в любой момент.

– В решении WestConcept: NovHotel, созданном на базе ERP системы Microsoft Dynamics NAV, представлена функциональность front– и back-офисных модулей, – говорит Дмитрий Соловьев. – Управленческий учет строится по международным стандартам USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), что позволяет в удобном формате анализировать результаты финансовой деятельности как всего гостиничного комплекса, так и каждого из подразделений, и оперативно принимать управленческие решения. За счет развернутой аналитики и модульной структуры склад, бухгалтерия и финансовая служба могут вести учет параллельно в единой базе, обрабатывая одни и те же первичные документы, что позволяет избежать двойного ввода данных.

Также удается решить задачу оперативного получения управленческой отчетности, которая зачастую формируется в гостиницах только к дате сдачи НДС. Безусловно, дополнительным плюсом единого решения является и отсутствие интерфейса между front’ом и back’ом. Все данные хранятся в одной базе, вследствие чего скорость доступа к требуемой информации и ее достоверность увеличиваются как на ресепшн, так и в бухгалтерии. Решение WestConcept: NovHotel имеет модульную структуру. При лицензировании продукта гостиница всегда может выбрать только самую необходимую функциональность. А затем, когда потребуется, докупить дополнительные модули и интерфейсы.

Комплексный подход подразумевает не только разработку программного обеспечения, но также охватывает другие важные аспекты информатизации бизнеса (консалтинг, создание технической инфраструктуры и т. д.), что гарантирует достижение запланированных заказчиком целей.

Системы back-office отражают всю финансово-хозяйственную деятельность предприятий. В единую базу данных записываются все финансовые транзакции, отмеченные необходимыми аналитическими признаками.

Фото Яны Романовой