Загородный отель «Яхонты» ориентированный на семейный отдых, обратился к нам и нашим партнерам из Hoteza, чтобы сократить очереди и улучшить впечатления гостей от пребывания в отеле.
Шаг 1. Продумать нюансы
Одновременно комплекс «Яхонты» может принять 1250 гостей для размещения в 5-ти корпусах и коттеджах. Каждые выходные отель сталкивался с большими живыми очередями на стойке регистрации в пиковые часы и при заездах больших групп (до 100 человек одновременно). Отель поставил системам две основные задачи: сделать заселение более комфортным для гостей и повысить меры безопасности. Для этого технические специалисты начали работать над задачей по интеграции с системой управления отелем Suite8 через HRS Passport Manager.
Сергей Гладнев, IT-директор сети Яхонты: «Яхонты Ногинск – самый крупный отель в сети. За один заезд он принимает около 1000 гостей, большая часть из которых приезжает к 17.00. Длинные очереди влияли на настроение гостей, что привело к снижению наших рейтингов в системах бронирования. Для решения этого вопроса мы оборудовали дополнительную стойку регистрации и привлекли новых сотрудников. Это решение позволило немного ускорить процесс, но на каждого гостя по-прежнему требовалось 5-7 минут. Поэтому мы сделали ставку на системы, которые должны были максимально сократить время регистрации гостей».
Шаг 2. Найти идеальное решение
Отель «Яхонты» выбрал онлайн-регистрацию как наиболее эффективный и оперативный способ регистрации гостей. Было принято решение внедрить систему Hoteza Check-in Lite. Суть такой интеграции состоит в том, что за трое суток до заезда гостю автоматически отправляется email с предложением пройти online регистрацию.
По ссылке в письме будущий гость переходит на электронную форму регистрации, где он может ознакомиться с правилами проживания, ввести свои паспортные и контактные данные, а также приложить скан паспорта. После этого все данные отправляются в службу размещения отеля.
Шаг 3. Довериться надежным партнерам
Рафаэл Арутюнян, менеджер продуктов компании Hoteza: «С помощью своих высокотехнологичных решений Hoteza реализует концепцию Guest Journey. Задача - дать гостю бесшовный опыт пользования продуктами до, во время и после проживания. До заселения гостю предлагается мобильный чек-ин в отеле, как начало Guest Journey.
Наша команда разработчиков начала проводить тесные консультации с коллегами из HRS по разработке и интеграции мобильного чек-ина для отелей. Был принят во внимание весь практический опыт HRS и Hoteza, чтобы гости и операционные службы отеля почувствовали положительные эффект от мобильного чек-ина».
На базе IFC Gate HRS создали интерфейс, позволяющий отправлять информацию о бронированиях, желающих пройти процедуру ускоренного поселения, в систему Hoteza Check-in и принимающий сканы документов в HRS Passport Manager для дальнейшего распознавания и обработки.
Забронировавшему номер в системе Suite8 гостю приходит ссылка на форму в системе Hoteza Check-In. При этом если по каким-либо причинам ссылка не была получена, можно отправить ее повторно, выставив чекбокс на карточке бронирования гостя в Suite8. После регистрации гостя сотрудник отдела бронирования получает на почту информацию о получении документов с указанием номера бронирования. Правильность приложенных документов можно проверить в администраторской часть в системе Hoteza после чего нужно подтвердить отправку документов в HRS Passport Manager.
Шаг 4. Предоставить гостю больше технических возможностей
Благодаря системе мобильного чек-ина администраторы могут детально заполнить регистрационную информацию в Suite8 еще до заезда гостя, а работа на стойке сводится только к подтверждению личности, получению подписи и оплаты (в некоторых случаях) и получению ключа.
Это сокращает время взаимодействия с гостем в два раза - до 2-3 минут, а гости начинают свой отдых с положительных эмоций.
Шаг 5. Насладиться отличным результатом
Сергей Гладнев, IT-директор сети Яхонты: «Значительно сократилось время регистрации, очереди практически отсутствуют. Гости это сразу заметили и отблагодарили нас: отелю удалось вырасти в рейтингах на несколько пунктов.
Уже в первый месяц работы системы статистика продемонстрировала, что более 35% гостей заполнили форму онлайн и приложили скан документа. Это позволило значительно сократить очереди на ресепшен, создав для гостей более комфортные условия.
При дополнительном продвижении, своевременном информировании о существовании такого способа регистрации и общей популяризации технологии, доля заездов, оформленных онлайн, легко превысит порог в 50%».
Рафаэл Арутюнян, менеджер продуктов компании Hoteza: «Важный аспект при внедрении мобильного чек-ина - это интеграция с системой управления отелем (PMS). Например, в случае с OPERA используется интерфейс OWS, а при использовании Suite8 - XML интерфейс. Также, совместными усилиями мы смогли сделать интеграцию мобильного чек-ина с PMS через Паспортный Модуль HRS, что позволит всем отелям, использующим это решение получить бесшовную отправку данных гостей с их мобильного устройства в PMS.
Стоит отметить, что благодаря такому тесному общению и хорошим деловым отношениям, первые имплементации не заставили себя долго ждать, и первые клиенты появились в Москве и Петербурге. Мы совершенствуем мобильный чек-ин на постоянной основе, и бесценный опыт коллег из HRS помогает нам в создании лучшего продукта на рынке».
Денис Лапыко, исполнительный директор HRS: «Мы очень рады, что системы HRS не только проверены временем, но и позволяют внедрять современные решения, которые упрощают работу отелей и помогают предоставлять гостям еще более качественный сервис».
