Большое мероприятие: удача или головная боль?

— Поскольку речь пойдет о мероприятиях в Екатеринбурге, нужно сказать о том, какой статус сегодня имеет город. Екатеринбург является административным центром Свердловской области и Уральского федерального округа. По численности населения (1383 млн человек) он занимает 4-е место после Москвы, Петербурга и Новосибирска. Хочу сказать, что это — самый компактный город-миллионник в Европе. Меняется и статус Екатеринбурга. Если десять лет назад он рассматривался только как промышленный центр России, сегодня Екатеринбург — административный, деловой, выставочный и логистический центр. По числу квадратных метров торговых площадей на одного жителя Екатеринбурга мы сравнялись с Москвой. По сумме прожиточного минимума Екатеринбург на третьем месте после Москвы и Петербурга.

В последние пять лет в Екатеринбурге проходило несколько крупных событий. Это VII Съезд партии «Единая Россия» в конце 2006 года, который собрал 2,5 тысячи гостей. В июне 2009 года проходил саммит ШОС и стран БРИК, на который приехали более 10 тысяч человек. В прошлом году город принимал Уральскую международную выставку «ИННОПРОМ-2010» и форум «Петербургский диалог» (российско-германскую встречу на высшем уровне), которые собрали более
1,5 тысячи гостей.

Плюсы и минусы для города

Каковы плюсы и минусы масштабных мероприятий для города? Прежде всего, это — повышение статусности, узна-ваемости города на международной арене. Это, безусловно, очень большой плюс. Во-вторых, развитие инфраструктуры. В один прекрасный момент в бюджете города появляется большое количество денег, которые начинают тратить на реконструкцию зданий, дорог, строительство каких-то новых объектов. Например, у нашей компании есть положительный опыт, связанный с использованием бюджетных средств. В 2007 мы взяли в управление гостиницу «Исеть», памятник архитектуры федерального значения 1933-го года постройки. Состояние здания оставляло желать лучшего: фасад, требующий ремонта, протекающая крыша. Еще в 2008-м мы планировали провести все необходимые ремонтные работы к саммиту ШОС, но получить согласования, обязательные для памятника архитектуры федерального значения, не получалось.

За два месяца до проведения саммита ШОС состоялась комиссия, на которой разбирали наши действия как арендаторов этого здания. На вопрос «А что вы предпринимаете с фасадами для встречи президентов ШОС?» я ответил, что мы не можем пройти ни одного согласования. Менее чем через неделю после этого совещания, на объекте появились рабочие. Буквально за 1,5 месяца они полностью отремонтировали фасад и крышу. Общекапитальные вложения в это здание составили около 20 млн руб.: эту сумму инвестировал город, мне ее искать не пришлось. Поэтому первая рекомендация: если есть возможность использовать деньги из бюджета города, используйте ее.

Еще один плюс масштабного мероприятия — возможность увеличения привлекательности города для инвесторов в перспективе. Третий плюс — это возможность отработать все этапы проведения масштабного мероприятия. Могу сравнить подготовку Екатеринбурга к двум мероприятиям. Первое — это саммит ШОС, к которому мы начали готовиться за полгода. Это были ежедневные оперативки в Министерстве торговли, в Правительстве Свердловской области, не прекращавшиеся до самого саммита. Зато в 2010-м году перед российско-германской встречей мы уже практически не тратили времени на совещания и планерки. Местные власти сделали выводы, и подготовка проходила гораздо более четко и организованно.

Каковы минусы крупного мероприятия для субъекта федерации. Во-первых, это строительный коллапс, который неизбежен перед началом больших событий. Скажем, перед саммитом ШОС, за 2 месяца до его начала по городу невозможно было ни ездить, ни ходить. Следующий минус — большие затраты, которые несет бюджет города на подготовку самого мероприятия.

Что получает гостиничный бизнес

Что от масштабного мероприятия получает гостиничный бизнес? На первый взгляд, отели должны получать высокую загрузку и хороший доход в период проведения мероприятия. Как, правило, так и есть. Но надо понимать, что любое большое мероприятие в городе проходит максимум 2-3 дня, обычно в рабочий период недели. При этом деловая активность в городе на неделе, предшествующей событию, сводится к нулю. Она отсутствует в период проведения мероприятия, и в течение следующей недели город только восстанавливается. То есть если взять среднемесячную загрузку по номерному фонду и показатели доходности, то месяц, когда проходило мероприятие, как правило, показывает худший результат, по сравнению с предыдущим годом.

Крупное мероприятие сулит высокий процент гарантированных бронирований. С одной стороны, это так, поскольку заезжают большие делегации и, действительно, отель имеет большой процент гарантированной брони. Но есть и подводные камни. Во-первых, когда происходят мероприятия вроде саммита ШОС, за организацию берется одна из фирм Управления делами президента РФ. Договор, который нам предложила заключить такая компания, оказался односторонним, прописывающим только наши обязанности. Так, весьма любопытно были обозначены условия оплаты наших услуг: в течение 3 месяцев после окончания мероприятия при наличии денег в бюджете. Кроме того, в договоре не было сказано ничего об ущербе, который может причинить делегация, находясь на территории отеля. Кто будет возмещать ущерб за испорченную мебель и разбитую посуду, оставалось непонятным. Поэтому мой совет отельерам, готовящимся к приему делегаций: если есть возможность повлиять каким-то образом на условия договора, вносите свои поправки. К сожалению, нам в случае с саммитом ШОС это сделать не удалось.

При этом есть несколько плюсов для гостиничного бизнеса, с которыми я соглашусь целиком и полностью. Это возможность приобретения опыта приема и размещения высокопоставленных гостей, повышение уровня подготовки персонала и повышение статуса отеля.

Минусы крупных мероприятий для отеля

Но есть и ряд существенных минусов для гостиничного бизнеса. В рамках подготовки к крупным мероприятиям, как правило, появляются новые крупные объекты, происходит значительное увеличение номерного фонда. Как реагировать на эти изменения и правильно выстраивать стратегию отеля или гостиничной сети, я уже рассказывал (№ 12, 2010 — прим. ред.).

Следующий существенный минус — давление со стороны органов власти. Прежде всего, это отражается в проведении большого количества проверок. При подготовке к саммиту ШОС мы сбились после двадцати первых. Сначала вас проверяет районная СЭС, потом — городская, после — областная. Затем приезжает Роспотребнадзор из Москвы. И ладно бы, если бы они появлялись все вместе и в один час. У нас все это происходило в течение двух недель до начала мероприятия. Фактически приходилось жить в отеле и отвечать разным людям на одни и те же вопросы.

Кроме того, если вы думаете, что компания, представляющая Управление делами президента РФ, работает безвозмездно, вы ошибаетесь. Это коммерческая организация, которая рассчитывает получить от 10 до 20% от того, что вы заработаете. И это тоже нужно иметь в виду.

К издержкам приема крупных мероприятий нужно отнести значительные финансовые и временные затраты на подготовку персонала и номерного фонда. В Екатеринбурге до сих пор ходит байка в связи с проведением съезда «Единой России». Гости, которые останавливались в президентском номере одного из пятизвездочных отелей Екатеринбурга, пожелали, чтобы отель приобрел к их приезду рояль или пианино определенной марки и определенного цвета. Никто не задавался вопросом: в какую сумму обойдется покупка и войдет ли он вообще в дверной проем номера. К счастью, управляющей отеля удалось убедить гостей отказаться от этой навязчивой идеи.

К самым крупным рискам относится отсутствие ответственности гостей и посредников за незаезд и порчу имущества отеля. Хочу рассказать о некоторых моментах, связанных с приемом иранской делегации в гостинице «Центральная» во время саммита ШОС.

Во-первых, они опоздали ровно на сутки. Все думали, что они уже не прилетят. Понятно, что компания-посредник сняла гарантированную бронь. Ночью раздается звонок у управляющего гостиницей: «Встречайте — гости едут». Делегацию встречали в 4 утра.

Первым пожеланием гостей было провести их в комнату для молебна и предоставить для этих целей специальные коврики. Необычный заказ был нами выполнен. Следующим пожеланием была доставка барана, которого представители делегации намеревались готовить на нашей кухне. И это при том, что за два месяца до начала мероприятия приезжала комиссия из Москвы, которая утвердила список продуктов, которые нужно покупать, места их приобретения и, собственно, само меню. Понятно, что в этой просьбе гостям из Ирана пришлось вежливо отказать.

Но, наверное, они все-таки барана этого купили, принесли в номер, и, видимо, там его и приготовили, так как то, что они оставили после себя, у нас вызвало шок.

Поскольку бронь была негарантированная, мы попросили гостей рассчитаться за проживание. Нам ответили, что все в порядке и деньги есть. Ждем день, два, до отъезда делегации остается 30 минут. Тут подходит представитель с чемоданчиком, наполненным долларами: «Принимайте оплату, но так, пожалуйста, чтобы у меня в счетах был НДС». И это в ситуации, когда через 30 минут им нужно уехать в аэропорт, а президентский самолет опаздывать не может. Ничего не остается, как быстро менять доллары на рубли, менять настройки в программе и быстро производить расчет.

Таким образом, вы должны быть готовы к несвоевременной оплате услуг и дебиторской задолженности при выезде без оплаты. Должен сказать, что после саммита ШОС компания-посредник рассчиталась с нами только через 5-6 месяцев, когда в бюджете появились деньги.

Но это еще не все проблемы. После того, как прошло мероприятие, вас наградили грамотами, пожали руку, подключается Федеральная антимонопольная служба. Они анализируют цены до и во время мероприятия. Если две гостиницы в одно время подняли цену хотя бы на полпроцента, ждите разбирательств. Кстати, минимальный штраф составляет 500 тыс. руб. Мы также не избежали разбирательств с Федеральной антимонопольной службой: был выписан штраф порядка миллиона рублей. К счастью, этот вопрос нам удалось решить без финансовых потерь.

Советы отельерам, принимающим мероприятия

Я хотел бы дать некоторые рекомендации отельерам, которых ждут подобные масштабные мероприятия. Сейчас я поступаю именно так. Первое — не останавливать продажи номерного фонда на период мероприятия, несмотря на давление органов власти. Заявки, которые вы получаете, негарантированные до тех пор, пока в договоре не будет четко прописана ответственность сторон, приложены пофамильные списки гостей. Только после этого можно их ставить на гарантированную бронь.

Оставьте не менее 25% номерного фонда отеля для свободных продаж. Когда в городе проходит крупное мероприятие, как правило, все гостиницы стоят на брони — гарантированной или негарантированной. При этом какая-то деловая активность в городе все равно сохраняется и люди, которым приходится с сумками ходить из отеля в отель в поисках номеров, готовы платить за размещение более высокую цену.

Как исключить проблемы с антимонопольной службой. Если вы планируете повышать цены в отеле на период планируемого в городе мероприятия, необходимо уведомлять официальные органы о повышении цены не менее чем за 6 месяцев. Причем цена меняется не только на даты проведения мероприятия, но на более продолжительный период. Так, в нашей компании бюджет на год подписывается в первых числах января. В случае с саммитом ШОС мы изначально в начале 2009-го года заложили повышение цен на определенный период времени на определенный процент и известили об этом Министерство торговли. Повышение цен мы аргументировали тем, что при подготовке к ШОС требуются вложения в обучение персонала и улучшение качества номерного фонда. И нужно сказать, что именно благодаря этому нам удалось отклонить претензии антимонопольной службы.

Следующий вопрос: заявки на какое число номеров подтверждать перед мероприятием, учитывая риски негарантированной брони. Проанализировав мероприятия, которые проходили в Екатеринбурге, мы приняли для себя следующую политику. Количество подтверждаемых мест может на 20% превышать количество имеющихся в отеле. Это связано с тем, что есть большое количество организаций, которые для подстраховки бронируют номера и не приезжают. Незаезды в любом случае будут. Такой стратегии мы придерживались при подготовке к саммиту ШОС, выставке «ИННОПРОМ-2010» и не прогадали.

Старайтесь заблаговременно добиваться подписания контракта на размещение групп с максимально возможной предоплатой. Пропишите в контракте как штрафные санкции за незаезды, так и комиссионное вознаграждение компании-посредника. Если есть возможность, постарайтесь снизить комиссионные федеральному агенту.
Кроме того, советую ограничить выплату вознаграждения всем посредникам на период проведения мероприятия. Так, мы составили договора таким образом, что во время проведения крупных мероприятий мы можем исключать вознаграждения нашим партнерам-турфирмам, и мы это делаем. Во-вторых, мы ограничиваем продажи по каналам, где у нас существуют скидки — on-line-бронирование, GDS. То есть на момент проведения мероприятия скидок мы больше никому не предоставляем.

И, наконец, еще один совет. Рассмотрите возможность отказа от размещения групп высокопоставленных гостей, которые проживают только один-два дня. У нас есть негативный опыт приема высокопоставленных делегаций Дагестана, Чечни, Ингушетии и Башкирии в отеле «Гранд Авеню» во время проведения съезда «Единой России». В гостинице 100 номеров. Охранников у ВИП-гостей было около 200 человек, и размещаться им приходилось в фойе, барах и ресторанах. Если мероприятие не проходит на вашей площадке и есть возможность взять группы сопровождающих, надо брать именно их. В состав «свиты» обычно входят сотрудники охраны, специалисты по протоколам, менеджеры по организации мероприятия. Они менее требовательны в обслуживании, проживают в отеле более продолжительный период. При этом в отеле они тратят немалые средства, поскольку это компенсируется из бюджетных денег.

В последние пять лет в Екатеринбурге проходило несколько крупных событий. Это VII Съезд партии «Единая Россия» в конце 2006 года, который собрал 2,5 тысячи гостей. В июне 2009 года проходил cаммит ШОС и стран БРИК, на который приехали более 10 тысяч человек. В прошлом году город принимал Уральскую международную выставку «ИННОПРОМ-2010» и форум «Петербургский диалог» (российско-германскую встречу на высшем уровне), которые собрали более 1,5 тысячи гостей.

Сергей Данилик,


генеральный директор УК «ЮСТА» (USTA Group),


г. Екатеринбург